Alla scoperta di EventLabs
Vi siete mai chiesti come nasce un evento? Quando viviamo momenti importanti della nostra vita come un compleanno a tema, una festa aziendale, un matrimonio vediamo soltanto la parte finale dell’evento. Ma in realtà dietro questa c’è molto lavoro in termini di progettazione, creatività, impegno, attenzione ai dettagli. Il mondo EventLabs è fatto di questo e molto altro ancora. Se volete esplorarlo e conoscere i suoi più preziosi segreti, allora seguiteci in un viaggio speciale!
Un laboratorio di sogni
Immaginate per un istante di essere all’evento che preferite. Avvolti dal brusio degli ospiti, da un gradevole sottofondo musicale e da un elegante arredamento, immaginate di vedere “oltre la scena”. Scrutiamo insieme e cosa notiamo in fondo alla sala?! Sembra strano ma è proprio una scala a chiocciola che scende verso il basso! Discendiamo i gradini e ci ritroviamo a percorrere un lungo corridoio le cui pareti sono una mescolanza di tonalità di giallo, verde, celeste, viola, beige. Il pavimento sembra così morbido che ci sembra di molleggiare e in un batter di ciglia ci ritroviamo di fronte una tenda di velluto color bianco. La scostiamo ed eccoci in una stanza ben illuminata, circondata da molte finestre che danno su paesaggi di diverso tipo: una campagna romana immersa nella notte di Halloween, un circuito automobilistico, un tappeto rosso su cui sfilano le stelle del cinema, un fiorente prato dove passeggiano degli sposi con sullo sfondo un’incantevole villa su lago. Nella stanza ci sono alcune persone di diverso genere ed età, ciascuna seduta alla sua postazione di lavoro. Ci sorridono e ci danno il benvenuto in quella che è chiamata la stanza dell’Estro EventLabs, dove le idee di questo laboratorio si intrecciano con i sogni di festa delle persone di tutto il mondo. Non siate timidi, Siete venuti fin qui per sapere come nasce un evento oppure no? Perciò entrate e… ascoltate. Che cos’è questa melodia familiare? E questa voce di donna così confidenziale? Vengono da lì, dove c’è quel grammofono. Andiamo!
Ideazione e progettazione di un evento
La voce di donna dal tono cordiale racconta che ogni evento nasce dai desideri delle persone. Noi siamo soltanto gli interpreti. Beh, soltanto si fa per dire. Infatti ogni evento richiede un grande sforzo mentale e organizzativo. Le idee vanno e vengono, bisogna essere pronti ad afferrarle ma soprattutto capaci di realizzarle nel migliore modo possibile per i nostri sognatori. Questo è già chiaro per noi nella fase iniziale, quella di ideazione, nella quale sviluppiamo i contenuti e le linee generali dell’evento. Ovviamente, valutiamo sempre la fattibilità degli stessi, correggendo il tiro quando è necessario. Viviamo di sogni ma non sulle nuvole! Dopo si passa alla progettazione, una fase molto delicata in cui avviene la programmazione operativa dell’avvenimento. Nello specifico, capiamo quelle che sono le azioni da fare, i tempi di preparazione, le risorse a disposizione. Ma non ci dobbiamo dimenticare che noi siamo sempre in continuo contatto con il sognatore, le cui esigenze possono cambiare nel corso del tempo, ecco perché è importantissimo essere sempre pronti a cambiare il programma qualora fosse necessario. Avere un alternativa o un piano b può essere provvidenziale. Per qualsiasi nostro evento in programma, che sia un compleanno per bambini, una festa di laurea o un anniversario, operiamo dei sopralluoghi al fine di conoscere il luogo nella sua totalità e particolarità per una buona riuscita dell’evento.
Allestimento e intrattenimento
E soltanto dopo tutta questa preparazione si passa alla realizzazione finale dell’evento. Ora che è stata costruita l’impalcatura del nostro palcoscenico, eseguiremo tutto ciò che c’è da fare, secondo il nostro stile, lavorando con passione sui dettagli, creando l’atmosfera giusta. Questo aspetto, considerato da noi fondamentale, emerge specialmente nella fase di allestimento che spesso può richiedere anche diverse ore: vogliamo infatti che coloro che ci scelgono si sentano coinvolti totalmente nel mondo festoso che vedranno realizzare di fronte ai loro occhi e di cui noi, lo ripeto, siamo soltanto gli interpreti. Non c’è trucco e non c’è inganno, ma solamente tanto lavoro! Inoltre, durante l’allestimento, è bene prendere qualche accorgimento, come ad esempio decidere di suddividere il materiale scenico con coerenza e buon senso per agevolare il trasporto ed evitare così eventuali danni e spiacevoli sorprese. Sapete, la maggior parte delle elementi di arredamento sono realizzati da noi in maniera artigianale, e quindi, sono delicati. Perciò serve la massima attenzione. C’è poi la fase dell’intrattenimento, una delle anime del nostro laboratorio: in cui vi ci teniamo che questa resti sotto il nostro processo creativo perché le attrazioni sono strettamente legate al tema dell’evento in questione. Un evento dove si percepisce coerenza tra le sue parti fa sentire gli ospiti immersi in qualcosa di verosimile, aumentando di conseguenza il livello di qualità e il loro grado di soddisfazione. Se si curano tutte le cose dette finora, allora ci sono ottime probabilità che l’evento sia destinato a rimanere a lungo – e perché no, per tutta la vita – nel ricordo di chi lo vive.
Valutarsi per crescere
Quando un evento giunge alla sua conclusione in realtà non finisce mai del tutto. Vi starete domandando che cosa significa quello che ho appena detto. Ve lo spiego subito. In altre parole, potremmo dire che gli eventi non finiscono mai perché sono un continuo work in progress: è per noi di grande utilità la fase di valutazione al termine di ciascun evento per comprendere ciò che è andato bene, e quindi perfezionato, e cosa necessita di ulteriori migliorie. Oltre a confrontarci tra di noi, curiamo la comunicazione con gli utenti sui social media attraverso cui è possibile ricevere suggerimenti utili per migliorare le nostre proposte.
Bene! Siamo giunti alla fine di questo primo viaggio nel mondo EventLabs ma se volete saperne di più potete visitare il nostro sito web. Se invece avete già un’idea che vi piacerebbe realizzare non esitate a scriverci compilando questo form.
Grazie e al prossimo viaggio!